الفرق بين عيادة تعرف أرباحها وعيادة تظن أنها تعرفها هو إجراء واحد يستغرق خمس دقائق: إقفال يومي يطابق ما دخل الخزنة بما سُجّل في النظام. بدون هذا الإجراء لا تكتشف الفروقات إلا بعد شهور، وحينها يستحيل معرفة أين ولا لماذا.
إقفال الوردية: خمس دقائق تحمي شهراً
في نهاية كل يوم يطبع المسؤول تقرير التحصيل، يعدّ النقدية فعلياً، ويسجّل الفارق إن وجد بتوقيعه. الفارق الصغير المتكرر أخطر من الكبير المرة الواحدة، لأنه يشير إلى خلل في الإجراء لا إلى خطأ عارض. اجعل الإقفال شرطاً لإغلاق العيادة لا مهمة إن توفر وقت.
- عدّ نقدي فعلي مقابل تقرير النظام.
- فصل مدفوعات الفيزا والتحويلات عن النقدي.
- توقيع المسؤول على الفارق مع سببه.
الإيراد ليس التحصيل
الخطأ المحاسبي الأكثر شيوعاً في العيادات هو حساب الإيراد بما دخل الخزنة. مريض أُجري له إجراء بألفين ودفع خمسمئة: الإيراد ألفان والتحصيل خمسمئة والباقي مستحق. لو خلطت الاثنين ستظن أن الشهر ضعيف وهو في الحقيقة شهر تحصيل ضعيف، والعلاج مختلف تماماً.
المستحقات تُدار بعمر الدين لا بالنية
قسّم المستحقات بحسب العمر: أقل من ثلاثين يوماً، ومن ثلاثين إلى ستين، وأكثر من ستين. المتابعة تبدأ من الأقدم لأن احتمال التحصيل ينهار مع الوقت. تقرير واحد أسبوعي بهذا التقسيم يحصّل أكثر من أي مجهود عشوائي.
ملفات التأمين بند منفصل تماماً
مطالبات التأمين لها دورة مختلفة: تُقدَّم، تُرفض جزئياً، تُعاد، تُسدَّد بعد أسابيع. اجعلها حساباً منفصلاً في نظامك مع تاريخ التقديم وحالة كل مطالبة. خلطها بحسابات المرضى النقدية هو ما يجعل أرقام العيادة غير قابلة للفهم.
لو عايز تبدأ بشيت قبل النظام الكامل، في شيتات جاهزة في المتجر، ولو وصلت لمرحلة تحتاج ربطاً محاسبياً كاملاً شوف أنظمة الإدارة.
